Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem vollständigen Namen und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag. Für Rechnungen bis 250 Euro gelten weniger Angaben (§ 33 UStDV). Seit 2025 gilt außerdem die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich – mit Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Was ist eine Rechnung? Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es genannt wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG).
Zehn Angaben nennt § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG; welche davon für dich gelten, hängt vom Fall ab.
Rechnungspflicht: Bei Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
E-Rechnung: Im inländischen B2B-Bereich ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen; Übergangsregeln erlauben bis zum 31. Dezember 2026 weiter Papier und andere Formate, für 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG).
Kleinunternehmer: keine gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer; das Entgelt steht in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV).
Aufbewahrung: acht Jahre (Stand Oktober 2026), beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG).

Die Pflichtangaben im Überblick

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG muss eine Rechnung diese Angaben enthalten:

Nr.	Angabe	Was das praktisch heißt
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Beide Seiten müssen eindeutig feststellbar sein (§ 31 Abs. 2 UStDV).
2	Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers	Die Nummer, die das Finanzamt bzw. das BZSt dir erteilt hat.
3	Ausstellungsdatum	Datum der Rechnung.
4	Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig vergeben, mit einer oder mehreren Zahlenreihen.
5	Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	Was genau geliefert oder geleistet wurde.
6	Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung	Es genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV).
7	Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen	Netto, getrennt nach 19 %, 7 % und steuerfrei.
8	Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf	Bei steuerfreien Umsätzen der Hinweis auf die Befreiung.
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG	Betrifft bestimmte Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Empfänger, die nicht unternehmerisch handeln (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).
10	Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt	Nur bei vereinbarter Gutschrift.

Die Angaben können auch in mehreren Dokumenten stehen, wenn sich daraus insgesamt alles ergibt und die Dokumente bezeichnet sind (§ 31 Abs. 1 UStDV). Zur Marktplatz-Haftung nach § 25e UStG gibt es einen Beitrag für Händler.

Das heißt für dich: Prüfe jede Rechnung gegen die Liste der Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 UStG.

Besondere Fälle

Anzahlungen: Vereinnahmst du Geld für eine noch nicht ausgeführte Leistung, gelten die Regeln sinngemäß; in der Endrechnung setzt du die Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab, wenn darüber Rechnungen ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 UStG).
Verschiedene Steuersätze: Ermittelt eine Maschine den Steuerbetrag, darf er in einer Summe stehen, wenn für die einzelnen Posten der Steuersatz angegeben ist (§ 32 UStDV).
Reverse Charge: Bei Leistungen nach § 13b Abs. 2, für die der Empfänger die Steuer schuldet, steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ohne gesonderten Steuerausweis (§ 14a Abs. 5 UStG). Mehr dazu: Reverse Charge nach § 13b UStG.
Kleinbetragsrechnung: Bis 250 Euro genügen weniger Angaben. Mehr dazu: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.
Kleinunternehmer: Du weist keine Umsatzsteuer gesondert aus: Die Rechnung nennt das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Mehr dazu: Kleinunternehmer-Rechnung schreiben.

Das heißt für dich: Bei Anzahlungen, Kleinunternehmern und weiteren besonderen Fällen gelten abweichende Angaben; prüfe, ob dein Fall dazugehört.

E-Rechnung: Was gilt seit 2025?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Führst du eine Leistung an einen anderen Unternehmer aus und seid ihr beide im Inland ansässig, ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4 UStDV). Dafür gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG):

Umsatz ausgeführt …	Was bis wann noch geht
nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027	Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format
nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028	dasselbe bis zum 31. Dezember 2027, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug

Mehr zu den Formaten: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen.

Das heißt für dich: Seit 2025 gilt die E-Rechnung mit Übergangsfristen; prüfe, welche Frist für dein Unternehmen gilt.

Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Jeder Unternehmer legt fest, wie das geschieht; es genügt jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft (§ 14 Abs. 3 UStG).

Das heißt für dich: Lege selbst fest, wie du Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicherst; jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad genügt.

Berichtigung und Aufbewahrung

Fehlen Angaben oder sind sie unzutreffend, kann die Rechnung berichtigt werden (§ 31 Abs. 5 UStDV). Du musst ein Doppel deiner Rechnungen sowie alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren (Stand Oktober 2026); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Mehr dazu: Aufbewahrungsfristen für Belege.

Das heißt für dich: Du kannst fehlende oder unzutreffende Angaben berichtigen und musst Rechnungsdoppel acht Jahre aufbewahren (Stand Oktober 2026).

Häufige Fehler bei den Pflichtangaben auf der Rechnung

Keine fortlaufende Rechnungsnummer. Sie muss einmalig vergeben sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
Leistungszeitpunkt vergessen. Er ist Pflichtangabe; der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV).
Steuernummer und USt-IdNr. fehlen. Eine von beiden muss stehen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG).
Netto nicht nach Steuersätzen aufschlüsseln. Bei verschiedenen Sätzen getrennt ausweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG).
Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen. Die Rechnung nennt das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV); eine trotzdem ausgewiesene Steuer kann nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet werden.
Die E-Rechnung ignorieren. Seit 2025 gelten Pflicht und Übergangsfristen (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG).

Das heißt für dich: Vergib fortlaufende Rechnungsnummern, nenne den Leistungszeitpunkt und behandle die E-Rechnung nicht als Nebensache.

So geht's mit VAT GPT

Im Rechnungseditor von VAT GPT erstellst du Rechnungen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML zum Herunterladen. Eingehende Rechnungen verarbeitest du in drei Schritten:

Dateien hochladen: deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Ergebnis prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER direkt ans Finanzamt.

Alles liegt an einem Ort:

Umsatzsteuer-Voranmeldung
Umsatzsteuer-Jahreserklärung
OSS-Meldung
EÜR
Gewerbesteuererklärung
Einkommensteuererklärung

Mit Go nutzt du 30 Tage lang alle Pro-Funktionen kostenlos. VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Was VAT GPT nicht macht

VAT GPT ist keine Steuerberatung – etwa bei der Frage, ob eine Rechnung für einen bestimmten Fall vollständig ist.
Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus hochgeladenen Rechnungen; ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält, prüfst du selbst.

Welche Tarife hat VAT GPT?

Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung haben? Die zehn Angaben des § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG, von Namen und Anschrift über Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt bis zu Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Muss ich den Zeitpunkt der Leistung angeben? Ja. Es genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu schreiben? In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG sechs Monate nach der Leistung.

Was sagt das UStG zur E-Rechnungspflicht? Die Pflicht steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. Die Übergangsfristen für Papier und andere Formate stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Nein: Eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a Satz 4 UStDV).

Muss ich schon E-Rechnungen schreiben? Im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich ja; bis zum 31. Dezember 2026 darf noch Papier genutzt werden, für 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG).

Was gilt für Rechnungen bis 250 Euro? Es genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV).

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre, Stand Oktober 2026 (§ 14b Abs. 1 UStG).

Weiterlesen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.