Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Das gehört hinein

Auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehören nach § 34a UStDV Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer (oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr.), das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung und das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Umsatzsteuer weist du nicht gesondert aus.

Die vollständige Liste steht in der Tabelle unten, ein Beispiel und ein Formulierungsvorschlag für den Hinweis danach.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Gutschrift: Stellt dein Kunde die Rechnung aus, kommt die Angabe „Gutschrift“ dazu.
Kleinbeträge: Für Rechnungen bis 250 Euro bleibt § 33 UStDV unberührt.
E-Rechnung: Du musst keine ausstellen, aber empfangen können.

Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung?

§ 34a UStDV nennt als Mindestangaben für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind:

Nr.	Pflichtangabe
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (du) und des Leistungsempfängers
2	Deine Steuernummer vom Finanzamt, oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3	Das Ausstellungsdatum
4	Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
5	Das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG)
6	Bei einer Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt: die Angabe „Gutschrift“

Die Vorschrift nennt, anders als die Regelrechnung in § 14 Abs. 4 UStG, keine Rechnungsnummer und keinen Zeitpunkt der Leistung. § 34a UStDV regelt nur die umsatzsteuerlichen Mindestangaben.

Das heißt für dich: Deine Rechnung braucht die Mindestangaben nach § 34a UStDV; dieser Paragraf regelt nur die umsatzsteuerlichen Angaben.

Welchen Hinweis schreibe ich auf die Rechnung?

Das Finanzamt Hessen verlangt den Hinweis auf die Steuerfreiheit nach § 19 Abs. 1 UStG. Das Gesetz schreibt keinen festen Wortlaut vor, sondern einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein verständlicher Satz ist zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Das ist ein Formulierungsbeispiel, keine amtliche Vorgabe.

Das heißt für dich: Schreibe den Hinweis auf die Steuerfreiheit nach § 19 UStG auf deine Rechnung; der Wortlaut ist frei.

Beispiel: So kann deine Rechnung aussehen

Ein Beispiel mit erfundenen Angaben, aufgebaut nach der Tabelle oben:

Von: Mia Muster, Musterweg 1, 10115 Berlin, Steuernummer 12/345/67890
An: Beispiel GmbH, Beispielallee 2, 20095 Hamburg
Datum: 27.10.2026
Leistung: 4 Stunden Beratung am 20.10.2026
Entgelt: 120,00 Euro, als eine Summe
Hinweis: Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Eine Rechnungsnummer ist nach § 34a UStDV nicht vorgeschrieben. Eine laufende Nummer hilft dir trotzdem, Rechnungen zu ordnen.

Das heißt für dich: Baue deine Rechnung nach dem Beispiel auf und nummeriere sie fortlaufend, auch wenn das nicht vorgeschrieben ist.

Darf ich Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Als Kleinunternehmer darfst du die Umsatzsteuer in deinen Rechnungen nicht gesondert ausweisen (Finanzamt Hessen). Weist du trotzdem einen Steuerbetrag aus, schuldest du ihn (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Das Entgelt steht daher als eine Summe auf der Rechnung. Einen Vorsteuerabzug hast du als Kleinunternehmer ebenfalls nicht (Finanzamt Hessen).

Das heißt für dich: Weise keine Umsatzsteuer aus, sonst schuldest du den ausgewiesenen Betrag.

Rechnung bis 250 Euro: Kleinbetragsrechnung

§ 34a UStDV lässt die §§ 33 und 34 UStDV unberührt. Nach § 33 UStDV genügen bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Der Name des Empfängers steht dort nicht unter den Mindestangaben. Prüfe im Einzelfall, ob dir diese Erleichterung hilft.

Das heißt für dich: Bis 250 Euro kann dir die Erleichterung der Kleinbetragsrechnung helfen; prüfe es im Einzelfall.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Es besteht keine Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen. Kleinunternehmer müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmern zu empfangen; dafür genügt ein E-Mail-Postfach (Finanzamt Hessen). Eine Rechnung nach § 34a UStDV kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also zum Beispiel auf Papier oder als PDF (§ 34a Satz 3 UStDV; § 14 Abs. 1 UStG). Mehr zu den Formaten: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen.

Das heißt für dich: Du musst keine E-Rechnungen ausstellen, aber E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Was ändert sich, wenn ich zur Regelbesteuerung wechsle?

Dann gelten für deine Rechnungen die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG, darunter Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen bis 250 Euro genügen weiter die Angaben des § 33 UStDV, dann mit Bruttobetrag und Steuersatz. Mehr dazu: Wechsel zur Regelbesteuerung und Grenze überschritten.

Das heißt für dich: Nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung brauchen deine Rechnungen die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Welche Fehler passieren oft?

Umsatzsteuer ausweisen. Das ist nicht erlaubt; einen ausgewiesenen Steuerbetrag schuldest du (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).
Den Hinweis auf § 19 UStG vergessen. Er gehört zu den Pflichtangaben.
Keine Steuernummer angeben. Nr. 2 verlangt Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
Das Entgelt aufteilen. Verlangt ist das Entgelt in einer Summe.
Die Rechnung nach dem Wechsel nicht anpassen. Als Regelbesteuerter brauchst du Steuersatz und Steuerbetrag.

Das heißt für dich: Weise keine Umsatzsteuer aus, schreibe den Hinweis auf § 19 UStG hin und passe die Rechnung nach dem Wechsel an.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT ist die Steuer-Software für Online-Händler, Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland. Sie berechnet und gibt an einem Ort ab, in dieser Reihenfolge:

die OSS-Meldung
die Umsatzsteuer
die EÜR
die Gewerbesteuer
die Einkommensteuer

Für Rechnungen hinterlegst du in VAT GPT, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Die Rechnungserstellung bietet dann nur 0 % an und setzt bei Umsätzen mit Leistungsort Deutschland den Hinweis „Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf die Rechnung.

Als Ausgabeformat stehen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung zur Wahl. Gründest du gerade? So gehst du vor:

Ausfüllen: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen wählst du in VAT GPT, ob du die Kleinunternehmerregelung anwendest oder darauf verzichtest.
Prüfen: Du prüfst deine Angaben vor dem Senden.
Senden: VAT GPT sendet den Fragebogen ans Finanzamt.

VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung von Kleinunternehmern stehen? Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer (oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr.), Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf § 19 UStG (§ 34a UStDV).

Muss ich eine Rechnungsnummer vergeben? § 34a UStDV nennt sie nicht unter den Mindestangaben. Die Regelrechnung verlangt sie in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.

Darf ich Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen? Nein, nicht gesondert (Finanzamt Hessen). Weist du sie trotzdem aus, schuldest du sie (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).

Welcher Satz gehört auf die Rechnung? Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Einen festen Wortlaut nennt § 34a UStDV nicht.

Muss ich E-Rechnungen ausstellen? Nein, aber empfangen können (Finanzamt Hessen).

Gilt die Kleinbetragsrechnung auch für mich? § 34a UStDV lässt § 33 UStDV unberührt. Bis 250 Euro Gesamtbetrag nennt § 33 UStDV reduzierte Mindestangaben.

Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung? Nimm diese Mindestangaben nach § 34a UStDV: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung und das Entgelt in einer Summe. Dazu kommt der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, etwa „Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Der Wortlaut ist frei, das ist ein Formulierungsbeispiel. Eine Rechnungsnummer ist nach § 34a UStDV nicht vorgeschrieben, eine laufende Nummer hilft aber beim Ordnen.

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