E-Rechnung empfangen und auslesen: So geht's

Eine E-Rechnung empfangen musst du können, seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Arbeit kommt danach: Du machst die Datei lesbar, prüfst die Rechnung und bewahrst den strukturierten Teil acht Jahre unversehrt auf. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das PDF allein nicht der maßgebliche Teil.

Nur VAT GPT sendet alle drei Meldungen selbst. Von den Tools, die wir vergleichen, übermittelt laut den Anbieterseiten (geprüft am 3.11.2026) nur VAT GPT die OSS-Meldung selbst an das BZSt und dazu die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuererklärung über ELSTER an das Finanzamt, berechnet aus deinen Amazon- und eBay-Berichten. Du musst dafür nicht selbst in Mein ELSTER oder ins BZStOnline-Portal. Bei den anderen lädst du die OSS-Datei selbst im BZStOnline-Portal hoch, oder ein Steuerberater oder der Service des Anbieters gibt die Meldung für dich ab. Senden geht mit Pro. OSS-Software im Vergleich

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Empfang: gilt für alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach reicht.
Lesen: ZUGFeRD zeigt ein PDF, bei XRechnung brauchst du einen Viewer.
Aufbewahren: acht Jahre, mindestens der strukturierte Teil, unverändert.

Was musst du seit 2025 können?

Ein Lieferant schickt dir eine Rechnung und du fragst dich, ob du etwas einrichten musst. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können. Das BMF sieht dafür keine Ausnahmen vor; auch Kleinunternehmer müssen es können, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen. Wie die Datei bei dir ankommt, schreibt das Gesetz nicht vor: E-Mail, Download über ein Portal oder eine Schnittstelle sind möglich.

Rechnungen als einfaches PDF kommen trotzdem noch. Solange dein Lieferant eine sonstige Rechnung ausstellen darf, bleibt sie für den Vorsteuerabzug eine ordnungsmäßige Rechnung. Wer wann ausstellen muss, steht in E-Rechnung Pflicht 2027.

Das heißt für dich: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, und das gilt auch für Kleinunternehmer.

Was tust du mit den Rechnungen, die gerade ankommen?

Ein Beispiel aus einer Woche im Einkauf: Dein Verpackungslieferant mailt dir ein einfaches PDF, dein Software-Anbieter eine ZUGFeRD-Datei, ein Großhändler eine XRechnung als XML. So ordnest du sie ein:

Eingang	Was es rechtlich ist	Was du tust
Einfaches PDF per E-Mail	sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format	wie bisher als Rechnung für den Vorsteuerabzug behandeln, Doppel acht Jahre aufbewahren
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL)	E-Rechnung	XML-Teil sichtbar machen, strukturierten Teil unverändert aufbewahren
XRechnung (XML)	E-Rechnung	Viewer öffnen, die XML-Datei unverändert aufbewahren
Papierrechnung	sonstige Rechnung	wie bisher

Das einfache PDF ist erlaubt, weil für die Ausstellung Übergangsfristen laufen: Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Rechnungsaussteller eine sonstige Rechnung wählen, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. In dieser Zeit geht eine Papierrechnung immer. Ein PDF per E-Mail darf dein Lieferant dir aber nur schicken, wenn du diesem Format zugestimmt hast. Auch nach den Übergangsfristen bleibt eine sonstige Rechnung in einigen Fällen erlaubt, etwa bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) oder wenn dein Lieferant Kleinunternehmer ist (§ 34a UStDV).

Das heißt für dich: Ordne jede eingehende Rechnung nach ihrer Art ein, bevor du sie weiterbearbeitest.

Wie liest du eine XRechnung oder ZUGFeRD?

ZUGFeRD besteht aus einem lesbaren PDF und eingebetteten Daten. Bei einer Abweichung gelten die Daten im strukturierten Teil, nicht das PDF. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen, statt nur das Bild anzusehen.

XRechnung hat kein PDF. Du brauchst eine Software zur Darstellung der XML-Datei, einen sogenannten Viewer. Kostenlose Viewer gibt es am Markt; die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de ebenfalls einen, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Dieser Service ist unverbindlich und ein Lesewerkzeug, kein Gütesiegel.

Die Unterschiede der Formate: XRechnung oder ZUGFeRD.

Das heißt für dich: Bei ZUGFeRD gelten die eingebetteten Daten, und bei XRechnung brauchst du einen Viewer.

Wie prüfst du eine eingehende Rechnung?

Auch eine E-Rechnung prüfst du selbst auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Eine Validierung ersetzt das nicht; auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung darfst du dich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten aber verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Ist die Datei formal fehlerhaft, erfüllt sie die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht und gilt als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a). Den Vorsteuerabzug aus Rechnungen erklärt Vorsteuerabzug: Voraussetzungen.

Das heißt für dich: Du prüfst jede Rechnung selbst auf Vollständigkeit und Richtigkeit; eine Validierung ersetzt das nicht.

Was suchst du im strukturierten Teil?

Eine E-Rechnung muss alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil tragen. Verweist der strukturierte Teil nur auf einen Anhang, in dem die Pflichtangaben unstrukturiert stehen, genügt das nach dem BMF nicht. Ergänzende Angaben dürfen im Anhang stehen, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF. Öffnest du die Datei im Viewer, schau also auf Rechnungsnummer, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuer im Datensatz selbst, nicht nur im Anhang. Welche Angaben dazugehören, steht in Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Das heißt für dich: Die Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen und nicht nur im Anhang.

Musst du E-Rechnungen elektronisch weiterverarbeiten?

Nein. Der Empfänger muss nicht mehr elektronisch verarbeiten, als die Aufbewahrung ohnehin verlangt. Auch für die Ablage brauchst du keine Spezialsoftware: Das BMF schreibt, dass allein die Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems für die Umsatzsteuer regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts darstellt. Wichtig ist, dass der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Das heißt für dich: Du musst E-Rechnungen nicht elektronisch weiterverarbeiten und brauchst keine Spezialsoftware.

Wie bewahrst du E-Rechnungen auf?

Ein- und ausgehende Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Das aktuelle GoBD-Schreiben des BMF vom 14. Juli 2025 sagt dazu: Bei E-Rechnungen reicht es aus, nur den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung musst du nur dann auch aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Das Finanzamt kann E-Rechnungen anfordern. Du kannst sie dann über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ einreichen.

Das heißt für dich: Du bewahrst Rechnungen acht Jahre auf, und bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Teil unverändert.

Häufige Fehler

Nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung ablegen und die eingebetteten Daten verlieren.
Die XML-Datei einer XRechnung nicht öffnen können. Ein Viewer gehört zur Grundausstattung.
Die Datei nach dem Prüfen verändern. Der strukturierte Teil muss unversehrt bleiben.
Den Validierungsbericht wegwerfen. Er hilft als Nachweis.
Die Prüfung der Rechnung an die Validierung abgeben. Du bleibst für Vollständigkeit und Richtigkeit zuständig.

Das heißt für dich: Lege nicht nur das PDF ab und verändere die Datei nach dem Prüfen nicht.

So hilft dir VAT GPT dabei

Eingangsrechnungen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML (CII oder UBL) lädst du auf der Seite „Ausgaben“ hoch; die App liest die Angaben beim Hochladen aus.

Hochladen: Öffne „Ausgaben“ und lade die Datei hoch.
Prüfen: VAT GPT liest die Angaben aus dem strukturierten Teil; du prüfst sie.
Senden: Lädst du dieselbe Rechnung noch einmal hoch, übernimmt VAT GPT sie nicht noch einmal und zeigt den Hinweis „Diese Rechnung ist bereits erfasst (gleiche Rechnungsnummer, gleiches Datum, gleicher Betrag)“, damit sie nicht doppelt zählt.

Weil VAT GPT auch die Amazon- und eBay-Berichte für OSS-Meldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung verarbeitet, liegen deine Einnahmen und Ausgaben an einem Ort. Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro. Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen? Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht.

Gilt das auch für Kleinunternehmer? Ja. Kleinunternehmer müssen keine ausstellen, aber empfangen können.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung? Nein, ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei sieht wie ein PDF aus, enthält aber strukturierte Daten.

Wie lese ich eine XRechnung? Mit einem Viewer, zum Beispiel dem der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Muss ich ein einfaches PDF per E-Mail noch annehmen? Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format wie einem PDF darf dein Lieferant dir nur schicken, wenn du dem Format zugestimmt hast. Während der Übergangsfrist geht eine Papierrechnung immer. Die Übergangsfrist für die Ausstellung läuft bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro des Ausstellers bis Ende 2027.

Ist jede ZUGFeRD-Datei eine E-Rechnung? Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL als Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen.

Muss ich die Rechnung in einem besonderen Programm archivieren? Nein. Nach dem BMF liegt allein wegen einer Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor.

Wie lange bewahre ich sie auf? Acht Jahre; mindestens der strukturierte Teil, unverändert.

Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen? Ja: Zum Empfangen genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen einer XRechnung brauchst du einen Viewer; kostenlose Viewer gibt es am Markt, und die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de ebenfalls einen, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt (ein unverbindlicher Lesedienst, kein Gütesiegel).

Weiterlesen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.