Steuerprogramm für Kleinunternehmer: Was brauchst du wirklich?

Als Kleinunternehmer brauchst du ein Programm, das Einkommensteuererklärung und EÜR elektronisch ans Finanzamt sendet, bei einem Gewerbebetrieb auch die Gewerbesteuererklärung. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung entfallen in der Regel. Das gilt, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Gründungsjahr gelten laut Finanzamt Hessen 25.000 Euro.

Nur VAT GPT sendet alle drei Meldungen selbst. Von den Tools, die wir vergleichen, übermittelt laut den Anbieterseiten (geprüft am 3.11.2026) nur VAT GPT die OSS-Meldung selbst an das BZSt und dazu die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuererklärung über ELSTER an das Finanzamt, berechnet aus deinen Amazon- und eBay-Berichten. Du musst dafür nicht selbst in Mein ELSTER oder ins BZStOnline-Portal. Bei den anderen lädst du die OSS-Datei selbst im BZStOnline-Portal hoch, oder ein Steuerberater oder der Service des Anbieters gibt die Meldung für dich ab. Senden geht mit Pro. OSS-Software im Vergleich

Zuletzt aktualisiert: 2. November 2026

Kurz gesagt

Wechsel: Das Programm sollte den Wechsel zur Regelbesteuerung mitmachen, falls du die Grenzen überschreitest oder verzichtest.
Falle: Eine Voranmeldung unter Regelbesteuerung wertet das Finanzamt grundsätzlich als Verzicht. Er bindet mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).
Ohne Programm geht auch: Mein ELSTER ist laut ELSTER kostenlos; ein Programm lohnt sich bei vielen Belegen.

Welche Steuererklärungen bleiben für Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer (§ 19 UStG). Einkommensteuer und – bei einem Gewerbebetrieb – Gewerbesteuer bleiben. Die Übersicht:

Erklärung	Als Kleinunternehmer	Wie
Umsatzsteuer-Voranmeldung	In der Regel nicht	Die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG entfallen (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG)
Umsatzsteuererklärung	In der Regel nicht	Wie bei der Voranmeldung
Einkommensteuererklärung	Ja	Elektronisch (§ 25 Abs. 3 und 4 EStG)
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)	Ja, wenn du den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelst	Elektronisch (§ 60 Abs. 4 EStDV)
Gewerbesteuererklärung	Nur bei einem Gewerbebetrieb	Elektronisch (§ 14a GewStG); unter anderem fällig bei einem Gewerbeertrag über 24.500 Euro (§ 25 Abs. 1 GewStDV)

Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, entscheidet über die Gewerbesteuer: Sie trifft nur den Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 1 GewStG). Die Abgrenzung steht in Steuersoftware für Selbstständige: Worauf es ankommt. Die Gewerbesteuer erklärt Gewerbesteuererklärung, auch für Kleinunternehmer und mit Zerlegung.

Das heißt für dich: Als Kleinunternehmer entfällt nur die Umsatzsteuer; Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer bleiben.

Was muss ein Steuerprogramm für Kleinunternehmer können?

Diese Punkte entscheiden, ob ein Programm zu dir passt:

EÜR und Einkommensteuer senden: Beide sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV, § 25 Abs. 4 EStG). Ein Programm, das nur ein PDF ausgibt, genügt nicht. Auf die elektronische Übermittlung verzichtet das Finanzamt nur auf Antrag, um unbillige Härten zu vermeiden. Die EÜR kannst du nur nutzen, wenn du gesetzlich nicht zum Bücherführen verpflichtet bist (§ 4 Abs. 3 EStG).
Gewerbesteuererklärung bei Gewerbebetrieb: Auch sie ist elektronisch zu übermitteln (§ 14a GewStG).
Zahlen statt Abtippen: Je mehr Rechnungen und Marktplatzberichte du hast, desto mehr hilft ein Import.
Der Wechsel zur Regelbesteuerung: Endet die Kleinunternehmerregelung oder verzichtest du, übermittelst du die Voranmeldung elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Frag, ob die Software diese Funktion dann hat.
E-Rechnungen: Ausstellen musst du sie nicht, empfangen musst du sie können; dafür genügt laut Finanzamt Hessen ein E-Mail-Postfach.
Senden oder nur rechnen: Manche Programme rechnen nur, andere senden auch. Frag, ob genau die Erklärungen enthalten sind, die du abgibst.

Das heißt für dich: Wähle ein Programm, das die Erklärungen enthält, die du abgibst. Frag außerdem, ob es sendet oder nur rechnet.

Mein ELSTER oder ein Programm?

Mein ELSTER ist das Portal der Finanzverwaltung. Laut ELSTER ist es kostenlos, funktioniert ohne Herunterladen und Installieren und auch auf Tablet und Smartphone. Hast du nur wenige Belege, kann das reichen: Du füllst die Formulare selbst aus. Ein Programm lohnt sich, wenn du viele Rechnungen oder Marktplatzberichte hast oder mehrere Erklärungen aus denselben Zahlen erstellst. Die Gegenüberstellung steht in ELSTER Alternative für Online-Händler: Mein ELSTER oder Software?. Fängst du gerade an, brauchst du zuerst eine Steuernummer: Steuernummer beantragen: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online.

Das heißt für dich: Mein ELSTER ist kostenlos; ein Programm lohnt sich, wenn es dir Arbeit abnimmt.

Was gilt, wenn die Kleinunternehmerregelung endet?

Dann braucht dein Programm auch die Umsatzsteuer. Das passiert auf zwei Wegen:

Du überschreitest die Grenze. Kommst du im laufenden Jahr über 100.000 Euro (im Gründungsjahr über 25.000 Euro), endet die Regelung sofort. Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, und alle Folgeumsätze unterliegen der Regelbesteuerung. Die früheren steuerfreien Umsätze bleiben steuerfrei. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, aber nicht über 100.000 Euro, wechselst du grundsätzlich zu Beginn des laufenden Jahres (Finanzamt Hessen). Es zählen die vereinnahmten Netto-Umsätze ohne Umsatzsteuer. Eine Prognose ist nicht mehr nötig.
Du verzichtest freiwillig, zum Beispiel um Vorsteuer geltend zu machen. Den Verzicht erklärst du dem Finanzamt unwiderruflich, spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Er bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Nach dem Wechsel erklärst du die Steuer in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen und kannst gleichzeitig Vorsteuer geltend machen. Als Kleinunternehmer steht dir dagegen kein Vorsteuerabzug zu (Finanzamt Hessen). Grenzen, Ausnahmen und die Verzichtsfalle stehen in Umsatzsteuer-Voranmeldung als Kleinunternehmer: Muss ich?.

Das heißt für dich: Endet die Kleinunternehmerregelung, braucht dein Programm auch die Umsatzsteuer, und du hast dann Vorsteuerabzug, den du als Kleinunternehmer nicht hast.

Welche Fehler passieren oft?

Ein Programm nach Umsatzsteuer-Funktionen wählen, die du nicht brauchst. Solange du Kleinunternehmer bist, entfallen Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung in der Regel.
Eine Voranmeldung abgeben, „um sicherzugehen“. Unter Regelbesteuerung wertet das Finanzamt sie grundsätzlich als Verzicht (Finanzamt Hessen). Er bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).
Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Als Kleinunternehmer darfst du sie nicht gesondert ausweisen und musst auf § 19 Abs. 1 UStG hinweisen (Finanzamt Hessen). Weist du sie trotzdem aus, schuldest du sie als unrichtigen Steuerausweis, bis du die Rechnung berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG); bei Rechnungen an Endverbraucher entsteht daraus laut BMF keine Steuer (BMF-Schreiben vom 18.03.2025; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).
Die Grenze von 100.000 Euro erst am Jahresende prüfen. Sie wirkt im laufenden Jahr sofort, ab dem Umsatz, der sie überschreitet.
EÜR und Einkommensteuererklärung nur ausdrucken. Beide sind elektronisch zu übermitteln.
Die Gewerbesteuererklärung vergessen. Betreibst du ein Gewerbe, ist sie unter anderem abzugeben, wenn der Gewerbeertrag 24.500 Euro übersteigt (§ 25 Abs. 1 GewStDV).

Das heißt für dich: Wähle nach deinem Bedarf statt nach Umsatzsteuer-Funktionen, die du nicht brauchst, und vergiss die Gewerbesteuererklärung nicht.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT ist die Steuer-Software für Online-Händler, Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland. Sie berechnet und gibt an einem Ort ab, in dieser Reihenfolge:

die OSS-Meldung
die Umsatzsteuer
die EÜR
die Gewerbesteuer
die Einkommensteuer

Fängst du gerade an, füllst du in VAT GPT den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen aus und gibst dort an, ob du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Für deine Erklärungen gehst du so vor:

Hochladen: Du lädst deine Amazon- oder eBay-Berichte als CSV-Datei und deine Rechnungen hoch. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Prüfen: Du prüfst und bestätigst die Werte. Im selben Konto erstellst du EÜR, Gewerbesteuer- und Einkommensteuererklärung.
Senden: Mit VAT GPT Pro gehen die Erklärungen über ELSTER ans Finanzamt.

Wechselst du zur Regelbesteuerung, kommen Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich) und Umsatzsteuer-Jahreserklärung dazu. VAT GPT ist keine Steuerberatung.

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Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer ein Steuerprogramm? Nicht zwingend. In Mein ELSTER füllst du die Formulare selbst aus; laut ELSTER ist es kostenlos. Ein Programm lohnt sich, wenn du viele Belege hast. Wichtig ist der Weg: Einkommensteuererklärung und EÜR gehen elektronisch ans Finanzamt (§ 25 Abs. 4 EStG, § 60 Abs. 4 EStDV).

Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben? In der Regel ja: die Einkommensteuererklärung (§ 25 Abs. 3 EStG). Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Umsatzsteuererklärung entfallen in der Regel (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Welche Grenzen gelten für Kleinunternehmer? Gesamtumsatz höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG); im Gründungsjahr 25.000 Euro (Finanzamt Hessen). Es zählen die vereinnahmten Netto-Umsätze.

Muss ich als Kleinunternehmer Gewerbesteuer zahlen? Gewerbesteuer trifft nur den Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 1 GewStG), als Freiberufler in der Regel also nicht. Eine Gewerbesteuererklärung ist unter anderem abzugeben, wenn der Gewerbeertrag 24.500 Euro übersteigt (§ 25 Abs. 1 GewStDV).

Bis wann muss ich als Kleinunternehmer die Steuererklärung abgeben? Ohne Steuerberater endet die Frist sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 149 Abs. 2 AO). Für das Jahr 2026 wäre das der 31. Juli 2027; weil das ein Samstag ist, endet sie am Montag, dem 2. August 2027 (§ 108 Abs. 3 AO).

Worauf achte ich bei einer Steuersoftware für ein wachsendes Kleingewerbe? Darauf, dass sie den Wechsel zur Regelbesteuerung mitmacht: Endet die Kleinunternehmerregelung, übermittelst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch (§ 18 Abs. 1 UStG) und kannst Vorsteuer geltend machen. Außerdem sollte sie EÜR und Einkommensteuererklärung senden, bei einem Gewerbebetrieb auch die Gewerbesteuererklärung, und deine Rechnungen oder Marktplatzberichte einlesen.

Was passiert, wenn ich über die 25.000-Euro-Grenze komme? Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, aber nicht über 100.000 Euro, wechselst du grundsätzlich zu Beginn des laufenden Jahres zur Regelbesteuerung (Finanzamt Hessen). Kommst du im laufenden Jahr über 100.000 Euro (im Gründungsjahr über 25.000 Euro), endet die Regelung sofort; der Umsatz, der die Grenze überschreitet, und alle Folgeumsätze unterliegen der Regelbesteuerung.

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